Bunda Nunung menunjukkan racikan kertas dari mesin pencacah dalam kegiatan pemusnahan arsip.(foto: ichal iloenx)
Banjarbaru, iloenxnews.com || Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Selatan (Kalsel) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Kalsel telah memusnahkan 2.077 berkas arsip yang telah habis masa retensinya (waktu simpannya).
2.077 berkas arsip tersebut berasal dari 3 instansi, yakni:
Badan Koordinasi Penyuluhan (Pertanian Perikanan dan Kelautan) Provinsi Kalsel sebanyak 1.901 berkas kurun waktu tahun 2004-2019
Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Kalsel sebanyak 472 berkas kurun waktu 1966-2001
Rumah Sakit Umum Daerah dr. H. Moch. Ansari Saleh Provinsi Kalsel sebanyak 514 berkas kurun waktu 1982-2007.
Pemusnahan dilakukan oleh Kepala Dispersip Provinsi Kalsel Dra. Hj. Nurliani Dardie, M.AP dan disaksikan oleh saksi dari setiap perwakilan instansi, Inspektorat Provinsi Kalsel, Biro Hukum Provinsi Kalsel, serta Tim Penilai dan Pemusnah Arsip Pemerintah Provinsi Kalsel di Depo Arsip Kalsel, di Komplek Balai Kota Banjarbaru, Jalan Panglima Batur Nomor 1, Kelurahan Loktabat Utara, Kecamatan Banjarbaru Utara, Kota Banjarbaru, Kalsel, Selasa (17/12/2024) pagi.
Nurliani memaparkan, pemusnahan arsip ini sangat penting untuk menciptakan efisiensi pemeliharaan maupun tempat dan sarana prasarana penyimpanan arsip di Depo Arsip Provinsi Kalsel.
“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” kata Bunda Nunung, sapaan akrab Nurliani.
Dia menegaskan pemusnahan arsip dengan cara menjualnya merupakan tindakan yang dilarang, karena sejatinya pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
“Tindakan menjual arsip itu dilarang. Bahkan bisa dikenai sanksi pidana, Tidak boleh arsip dijadikan bungkus kacang,” tegasnya.
Coba perhatikan kertas yang digunakan untuk membungkus gorengan atau bungkus kacang, lanjutnya, tak jarang menemukan bungkus tersebut merupakan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi.
Inilah dampak yang ditimbulkan dari menjual arsip yang sudah habis masa retensi. Penyebarannya tidak bisa dipantau dan dikendalikan.
“Ditakutkan arsip-arsip kadaluwarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab,” tambahnya.
Apalagi jika arsip tersebut merupakan dokumen negara, kejadian seperti ini akan melibatkan polisi dan akan dilakukan pengusutan.
“Dan ujung-ujungnya, pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar,” tuturnya.
Lebih jauh dia mengatakan, terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip benar-benar akan dimusnahkan, beberapa tahapan tersebut diantaranya, pemeriksaan masa retensi arsip, pencatatan informasi arsip meliputi nomor, jenis dokumen, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dokumen, dan keterangan informasi arsip.
Kemudian pembentukan panitia pemusnahan arsip, penilaian panitia, pelaksanaan pemusnahan, serta pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
“Arsip yang sering dimusnahkan umumnya yang berjenis kronologikal arsip, yang berisi informasi terkait tanggal, bulan, dan tahun untuk keperluan administratif. Karena umumnya arsip jenis ini cepat kadaluwarsa sehingga sudah habis nilai gunanya,” pungkasnya.
Bunda Nunung saat acara berlangsung.(foto: ichal iloenx)
Adapun data arsip yang sudah dimusnahkan Dispersip Kalsel dari tahun 2018 hingga 2024 :
2018 dimusnahkan 294 berkas milik Inspektorat Prov Dati 1 Kalsel kurun waktu arsip 1992-2001.
2020 dilakukan 2 kali pemusnahaan arsip pada bulan April sebanyak 26.585 berkas milik Biro Kepegawaian Setwilda Tk 1 Kalsel kurun waktu1973-1987. Kemudian pada bulan November pemusnahan 21.487 berkas kurun waktu 1967-2005 milik 6 instansi di lingkungan Pemprov Kalsel.
2021 melakukan pemusnahan arsip sebanyak 7.026 dari 5 SKPD pembuatan arsip untuk kurun waktu 1971 hingga 2005.
2022 sebanyak 3.090 berkas dimusnahkan milik 3 instansi di lingkungan Pemprov Kalsel untuk kurun waktu 1960-2009.
2023 pemusnahan arsip milik 4 instansi sebanyak 2.174 berkas kurun waktu 1980-2015.
2024 terakhir, pemusnahan arsip milik 3 SKPD pembuat sebanyak 2.077 berkas dengan kurun waktu 1966-2019.
